La crise de COVID-19 a tout chamboulé, mais hors de question de se laisser abattre et de perdre le lien avec vos collaborateurs et vos clients ! Si cette pandémie nous a prouvé quelque chose, c’est bien que l’espèce humaine peut faire preuve d’une résilience à toute épreuve. Pas le choix donc, pour faire avancer nos projets, que de passer par Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, GoToMeeting et compagnie, pour organiser des réunions malgré la distance. Pour plus de sérénité, voici 5 conseils pratiques pour que celles-ci se passent sans encombre :
#1 Disposer d’une bonne connexion internet
Cela peut sembler tomber sous le sens, mais qui dit réunion à distance dit outil numérique parfois un peu capricieux, et sans une bonne connexion internet, vous n’irez pas très loin ! L’image et le son seront saccadés, ou pire, vous ne pourrez même pas vous connecter ou la réunion sera interrompue. Veillez à toujours vous connecter en filaire plutôt qu’en Wi-Fi, et branchez votre ordinateur sur secteur pour que la batterie ne vous fasse pas défaut en plein milieu d’une intervention. Pour plus de sécurité, pensez aussi à faire vérifier la qualité de votre connexion en amont de la réunion (par un technicien ou bien via un test de débit en ligne type « speedtest »).
#2 Porter un casque avec micro intégré
Lorsque l’orateur ne porte pas de casque avec micro, il y a de l’écho, des bruits de fond… C’est d’autant plus de distractions pour les autres participants, et cela peut aussi déranger votre entourage si vous n’êtes pas seul. Lorsque vous faites appel à un service d’interprétation à distance pour vos collaborateurs à l’étranger, c’est d’autant plus indispensable : en effet, lors d’une traduction simultanée, l’interprète traduit les propos de l’orateur en temps réel, et doit donc écouter et parler en même temps ! Si l’intervenant se tient loin du micro ou qu’il porte un masque, l’interprète ne pourra donc pas travailler dans de bonnes conditions.
#3 S’isoler dans un endroit au calme
Si vous télétravaillez depuis chez vous et que vous n’êtes pas seul à la maison, pensez à prévenir votre entourage que vous ne devez pas être dérangé ! A moins de vouloir faire le buzz sur les réseaux sociaux (ça avait bien marché pour ce journaliste de la BBC interrompu par ses enfants en plein direct il y a quelques années, après tout !), mieux vaut prévenir que guérir. Dans le même esprit, pensez à couper votre micro lorsque vous n’avez pas la parole, pour éviter les mauvaises surprises et les interruptions intempestives.
#4 Privilégier la qualité à la quantité
Dans le « monde d’avant », on pouvait organiser des conférences sur des journées entières, et parfois sur plusieurs jours d’affilée ! Pensez néanmoins à revoir vos attentes à la baisse pour vos réunions à distance : sans pause-café pour discuter et se dégourdir les jambes, il est beaucoup plus difficile de tenir la distance et de rester concentré seul devant son ordinateur. Mieux vaut prévoir des réunions plus courtes, mais à l’ordre du jour clair, que de perdre des auditeurs en cours de route à cause d’une réunion interminable. « Less is more », comme disent nos amis outre-Atlantique !
#5 Limiter le nombre de participants
Lors d’une réunion à distance, il est d’autant plus important de bien gérer les temps de parole afin d’éviter que 100 personnes (ou parfois plus !) ne parlent toutes en même temps à tort et à travers. Prévoyez un ordre du jour en amont, distribuez des rôles (modérateur, hôte, participants… les termes varient d’un logiciel à l’autre), et exploitez au mieux les différentes fonctionnalités de la plateforme choisie (salle d’attente, lever la main, ou même le mode « webinar » qui permet de couper d’office les micros des participants). À l’inverse, les participants timides ou silencieux risquent de s’effacer encore plus lors d’une réunion à distance qu’en présentiel, un bon modérateur veillera donc à ce que chacun ait l’occasion de prendre la parole.